دیجیتال‌سازی و ساختار.

01

دیجیتال‌سازی فرآیندهای حسابداری

از مدارک پراکنده به یک جریان منظم و قابل پیگیری.

ابتدا بررسی می‌کنیم مدارک مالی امروز چگونه در شرکت جابه‌جا می‌شوند: رسیدها کجا نگهداری می‌شوند، فاکتورها چگونه دریافت می‌شوند، چه کسی آن‌ها را تأیید می‌کند و در کدام مرحله کار معمولاً متوقف یا عقب می‌افتد.

سپس فرآیند را تا حد امکان ساده و دیجیتال می‌کنیم.

اتصال بانکی می‌تواند تراکنش‌ها را مستقیماً وارد سیستم کند، اپلیکیشن رسید باعث می‌شود مدرک همان زمان ثبت شود و فاکتورهای خرید نیز می‌توانند به‌صورت دیجیتال دریافت و پردازش شوند.

هر مرحله دستی که به شکل صحیح حذف شود، احتمال فراموش شدن، دوباره‌کاری و از دست رفتن مدارک را کاهش می‌دهد.

در صورت دیجیتال کردن مدارک کاغذی نیز ساختار بایگانی را طوری تنظیم می‌کنیم که مدارک به شکل منظم، قابل جستجو و مطابق الزامات نگهداری شوند.

02

گردش کار دیجیتال

از دریافت مدرک تا تأیید و پرداخت، هر مرحله مشخص و قابل پیگیری است.

یک گردش کار مناسب مشخص می‌کند هر مدرک پس از ورود به سیستم چه مسیری را طی می‌کند و مسئول هر مرحله چه کسی است.

برای مثال یک فاکتور خرید می‌تواند وارد سیستم شود، خوانده و ثبت اولیه شود، برای تأیید به فرد مسئول ارسال شود و سپس برای پرداخت آماده شود.

وقتی این مراحل در یک ساختار مشخص انجام شوند، بعداً می‌توان دید چه کسی چه چیزی را بررسی یا تأیید کرده است.

در بخش فروش نیز می‌توان فرآیند را طوری تنظیم کرد که فاکتور بلافاصله پس از انجام کار صادر شود، یادآوری‌های لازم به‌موقع ارسال شوند و در صورت نیاز فاکتور الکترونیکی مانند Peppol برای مشتریان دولتی استفاده شود.

هدف ما ایجاد یک فرآیند پیچیده نیست. ساختار باید متناسب با اندازه شرکت باشد؛ یک شرکت کوچک به چندین سطح تأیید غیرضروری نیاز ندارد.

03

گزارش‌دهی مستمر

اعداد زمانی ارزش دارند که بدانید چه معنایی دارند.

گزارش‌های مالی به شما کمک می‌کنند وضعیت درآمد، هزینه، سودآوری، دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت را در طول سال دنبال کنید.

در صورت نیاز، صورت سود و زیان و ترازنامه به‌صورت دوره‌ای بررسی می‌شوند و می‌توان عملکرد را با دوره‌های قبلی یا بودجه شرکت مقایسه کرد.

اما ارسال یک گزارش بدون توضیح همیشه کافی نیست.

اگر هزینه‌ای سریع‌تر از درآمد رشد کرده باشد، حاشیه سود کاهش پیدا کرده باشد یا مطالبات مشتریان بیش از حد قدیمی شده باشند، این موارد باید مشخص و بررسی شوند.

برای شرکت‌هایی که به شاخص‌های مالی نیاز دارند نیز می‌توان چند شاخص مرتبط با فعالیت واقعی کسب‌وکار را انتخاب و پیگیری کرد.

هدف داشتن یک داشبورد پر از اعداد نیست؛ هدف این است که اطلاعاتی داشته باشید که واقعاً به تصمیم‌گیری شما کمک کنند.

04

ایجاد روال‌های کاری منظم

ساختاری که حتی در روزهای شلوغ هم کار می‌کند.

یک روال خوب باید مشخص کند چه کاری، توسط چه کسی و در چه زمانی انجام می‌شود.

اگر این موارد فقط در ذهن یک نفر باشند، با مرخصی، بیماری یا افزایش حجم کار ممکن است کل فرآیند متوقف شود.

ما روال‌های اصلی مالی و حسابداری را به شکل ساده و روشن مشخص می‌کنیم تا افراد شرکت بدانند مسئولیت هر بخش چیست.

همچنین کنترل‌های دوره‌ای ایجاد می‌کنیم تا خطاها زودتر شناسایی شوند؛ مانند تطبیق حساب بانکی، کنترل حساب مالیاتی و پیگیری فاکتورهای پرداخت‌نشده مشتریان.

مشکلی که در همان ماه پیدا شود معمولاً بسیار ساده‌تر از مشکلی است که چند ماه بعد یا هنگام بستن سال مالی کشف شود.

با رشد شرکت یا تغییر کارکنان نیز ساختار باید دوباره بررسی شود. فرآیندی که برای یک شرکت کوچک مناسب بوده، ممکن است بعد از رشد شرکت نیاز به تغییر داشته باشد.